Post-Eingangssystem: So stoppst du den Papierstapel

Inhalt dieses Ratgebers

1. Das Prinzip: Jedes Papier hat vier mögliche Wege
2. So richtest du das System ein
3. Die tägliche Routine
4. Die wöchentliche Routine
5. Den Papierfluss verringern
6. Für Familien
7. Häufige Fragen

Der Papierstapel auf der Kommode im Flur oder am Küchentisch wächst fast von selbst. Briefe werden geöffnet, kurz angeschaut und wieder hingelegt. Nach ein paar Wochen weiß niemand mehr, was davon wichtig ist. Ein einfaches Eingangssystem sorgt dafür, dass jedes Papier einen klaren Weg nimmt.

Das Prinzip: Jedes Papier hat vier mögliche Wege

So richtest du das System ein

1. Ein fester Ort: Wähle einen Platz nahe der Wohnungstür oder dort, wo die Post ohnehin landet. Das System muss dort sein, wo das Problem entsteht.
2. Altpapier direkt daneben: Ein kleiner Papierkorb neben dem Eingangsfach sorgt dafür, dass Werbung gar nicht erst liegen bleibt.
3. Zwei bis drei Fächer: Ein Briefablagefach mit Etagen oder Wandtaschen für „Erledigen“, „Ablegen“ und eventuell „Lesen“.
4. Ein Stift und ein Brieföffner in der Nähe.

Die tägliche Routine

Nimm dir beim Hereinkommen eine Minute Zeit:

1. Post öffnen, direkt am Altpapier.
2. Umschläge, Werbung und Beilagen sofort wegwerfen.
3. Jedes Schreiben in eines der Fächer legen.
4. Termine direkt in den Kalender eintragen.

Wichtig ist, jeden Brief möglichst nur einmal in die Hand zu nehmen und sofort zu entscheiden.

Tipp: Was in weniger als zwei Minuten erledigt ist, erledigst du sofort, etwa einen Termin eintragen oder eine kurze Antwort schreiben. Mehr zur Zwei-Minuten-Regel im Ratgeber Die 10-Minuten-Methode.

Die wöchentliche Routine

Einmal pro Woche, zum Beispiel am Sonntagabend, nimmst du dir 15 bis 20 Minuten Zeit:

• Erledigen-Fach: Rechnungen bezahlen, Formulare ausfüllen, Anrufe erledigen.
• Ablage-Fach: Unterlagen in die Ordner einsortieren oder scannen. Wie du deine Ablage strukturierst, steht im Ratgeber Ablagesystem für zuhause.
• Lese-Fach: Alles, was älter als einen Monat ist, kommt ins Altpapier.

Den Papierfluss verringern

Das beste System ist das, das weniger Papier verarbeiten muss:

• Werbung abbestellen: Ein Aufkleber „Bitte keine Werbung“ am Briefkasten reduziert Prospekte deutlich.
• Robinsonliste: In Österreich, Deutschland und der Schweiz gibt es Möglichkeiten, sich gegen adressierte Werbung zu schützen, etwa über die Robinsonliste der Wirtschaftskammer in Österreich oder entsprechende Listen in Deutschland und den Sternchen-Eintrag im Schweizer Telefonbuch.
• Online-Rechnungen und digitale Postfächer: Viele Banken, Versicherungen und Behörden bieten digitale Zustellung an.
• Kataloge abbestellen: Ein kurzer Anruf oder eine E-Mail genügt meist.

Für Familien

Bekommen mehrere Personen Post, kann jede ein eigenes Fach haben. Briefe für Kinder, zum Beispiel aus der Schule, kommen in ein eigenes Fach, das regelmäßig mit den Kindern durchgesehen wird. Termine und Elternbriefe sollten sofort in den gemeinsamen Familienkalender eingetragen werden, wie im Ratgeber Wochenplanung für Familien beschrieben.

Häufige Fragen

Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine fachliche Beratung. Beachte bei Reinigungs- und Pflegemitteln immer die Hinweise auf der Verpackung. Regeln zu Fristen, Entsorgung und Behörden unterscheiden sich zwischen Österreich, Deutschland und der Schweiz und teilweise auch zwischen Gemeinden.