Wie lange aufheben? Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen

Inhalt dieses Ratgebers

1. Wichtig: Wann eine Frist beginnt
2. Übersicht: Richtwerte für Privatpersonen
3. Österreich: Besonderheiten
4. Deutschland: Besonderheiten
5. Schweiz: Besonderheiten
6. Was du sofort entsorgen kannst
7. Häufige Fragen

Viele Menschen heben vorsichtshalber alles auf, andere werfen zu schnell weg. Für Privatpersonen gibt es nur wenige gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Trotzdem ist es sinnvoll, bestimmte Unterlagen eine Zeit lang zu behalten, weil du sie als Nachweis brauchen könntest, etwa gegenüber dem Finanzamt, bei Garantiefällen oder in Streitfällen.

Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Selbständige, Unternehmen und Vermieter gelten strengere Pflichten. Im Zweifel frag bei deinem Finanzamt, einer Steuerberatung oder Verbraucherorganisation nach.

Wichtig: Wann eine Frist beginnt

Fristen beginnen in der Regel nicht mit dem Datum des Dokuments, sondern am Ende des Kalenderjahres, in dem es entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 mit einer Frist von zwei Jahren kannst du also frühestens Anfang 2029 entsorgen. Darauf weist auch die Verbraucherzentrale hin.

Übersicht: Richtwerte für Privatpersonen

Die folgende Tabelle beruht vor allem auf den Empfehlungen der deutschen Verbraucherzentrale und des Verbraucherservice Bayern. Für Österreich und die Schweiz findest du die Besonderheiten weiter unten.

Österreich: Besonderheiten

Für Privatpersonen in Österreich gibt es, anders als für Unternehmen, kaum ausdrückliche Aufbewahrungspflichten. Unternehmen müssen Bücher und Belege laut Unternehmensserviceportal grundsätzlich sieben Jahre aufbewahren, bei Grundstücken unter bestimmten Umständen 12 oder 22 Jahre. Für Privatpersonen sind folgende Punkte wichtig:

• Steuerunterlagen: Belege zur Arbeitnehmerveranlagung solltest du aufheben, solange das Finanzamt noch nachfragen kann. Viele Fachleute empfehlen deshalb, Belege zumindest einige Jahre aufzubewahren.
• Immobilien: Kaufverträge und Rechnungen über Herstellungs- und Instandsetzungsaufwand können bei einem späteren Verkauf für die Immobilienertragsteuer wichtig sein. Die LBG Steuerberatung empfiehlt, solche Unterlagen ohne zeitliche Begrenzung aufzubewahren.
• Gewährleistung: Die gesetzliche Gewährleistung bei beweglichen Sachen beträgt zwei Jahre. Bewahre die Rechnung mindestens so lange auf.

Deutschland: Besonderheiten

Eine der wenigen gesetzlichen Pflichten für Privatpersonen betrifft Rechnungen für Handwerkerleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Reparaturen oder Umbauten. Diese müssen laut Verbraucherzentrale zwei Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für Mieterinnen und Mieter, die selbst Handwerker beauftragen. Wer ein hohes Einkommen hat, für den können zusätzliche Aufbewahrungspflichten gelten.

Schweiz: Besonderheiten

In der Schweiz gibt es für Privatpersonen laut TaxInfo des Kantons Bern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen. Trotzdem empfehlen Fachleute wie Treuhand Suisse, Steuerunterlagen etwa zehn Jahre aufzubewahren, da Steuerbehörden in bestimmten Fällen Jahre zurückgreifen können. Für Selbständige gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Auch die allgemeine zivilrechtliche Verjährungsfrist beträgt für viele Forderungen zehn Jahre.

Was du sofort entsorgen kannst

• Werbung, Prospekte und Kataloge
• Duplikate und Kopien, wenn das Original vorhanden ist
• Kassenbons für Kleinigkeiten ohne Garantie
• Rechnungen für Verbrauchsgüter nach Ablauf der Reklamationsmöglichkeit
• alte Kontoauszüge, sobald die empfohlene Frist abgelaufen ist und keine Steuerrelevanz besteht

Vertrauliche Unterlagen gehören vor dem Altpapier in den Schredder.

Tipp: Kassenbons auf Thermopapier verblassen oft schon nach wenigen Monaten oder Jahren. Fotografiere oder scanne Bons für größere Anschaffungen gleich nach dem Kauf. Mehr dazu im Ratgeber Dokumente digitalisieren.

Häufige Fragen

Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine fachliche Beratung. Beachte bei Reinigungs- und Pflegemitteln immer die Hinweise auf der Verpackung. Regeln zu Fristen, Entsorgung und Behörden unterscheiden sich zwischen Österreich, Deutschland und der Schweiz und teilweise auch zwischen Gemeinden.